Kế toán công nợ là gì ? Nhân viên kế toán công nợ làm những gì

Những việc làm của nhân viên kế toán công nợ

Kế toán công nợ là một trong những vị trí không thể thiếu ở phòng ban kế toán trong các doanh nghiệp. Nhu cầu tuyển dụng vị trí kế toán công nợ hiện nay rất cao, xong cũng không ít các nhân viên kế toán công nợ chuyển sang tìm việc mới.

Vậy nhân viên kế toán công nợ thường làm những gì ? Vì sao lại có nhiều người nghỉ việc chuyển sang công việc khác ? Làm kế toán công nợ có áp lực hay không ? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết chi tiết về kế toán công nợ sau đây.

Kế toán công nợ là gì

Các bạn có thể hiểu theo một cách đơn giản nhất Kế toán công nợ chính là một trong những chuyên ngành nhỏ của kế toán tổng hợp. Đối những công ty, đơn vị doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì kế toán tổng hợp sẽ kiêm thực hiện nghiệp vụ này. Còn riêng công ty và doanh nghiệp lớn thì kế toán công nợ sẽ chuyên trách phần công nợ riêng và không làm nhiệm vụ của kế toán tổng hợp.

Hiểu một cách khác, kế toán công nợ là việc quản lý và theo dõi công nợ như các khoản thu, chi của công ty. Theo dõi, kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Các khoản phải thu, các khoản phải trả. Thậm chí nhiều doanh nghiệp, kế toán công nợ chủ yếu được tuyển dụng vào làm chỉ để đòi nợ của khách hàng.

Có thể bạn quan tâm : Kế toán trưởng là gì, công việc của kế toán trưởng làm gì

Kế toán công nợ tiếng anh là gì

Như các bạn đã biết Kế toán công nợ cũng là một trong những phần chính của chuyên ngành kế toán tài chính. Trong tiếng Anh thuật ngữ đó chính là Accounting Liabilities ( kế toán công nợ ). Đây chính là thuật ngữ dùng cho ý nghĩa là kế toán công nợ bằng tiếng Anh. Bên cạnh đó sẽ còn có nhiều thuật ngữ gần giống về ngữ nhưng mang ý riêng khác. Một số thuật ngữ mà các bạn cần nắm rõ như:

Accountant: Ngành kế toán

Accounter: Nhân viên kế toán

Debt Accounting: Hoạch toán công nợ

Liabilities in accounting: Công nợ kế toán

Debt Clearing accounting: Kế toán bù trừ công nợ

Debt Payment: Toán công nợ

Debt accounting Staff: Nhân viên kế toán công nợ

Accounting of Liabilities: Kế toán công nợ phải trả

Mô tả công việc kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Không chỉ riêng với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, mà cả các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ hiện nay. Vai trò của kế toán công nợ có thể nói rất quan trọng và hầu như là không thể thiếu. Bởi kế toán công nợ là bộ phận nhỏ của kế toán cung cấp đầy đủ những thông tin, dữ liệu trong kế toán tài chính.

Vì vai trò khá lớn nên công việc của những kế toán công nợ khá nhiều và áp lực. Những công việc chính của kế toán công nợ được kể đến như sau:

Tiếp nhận hợp đồng kinh tế của từng bộ phận trong doanh nghiệp

Sau khi tiếp nhận các hợp đồng kinh tế, kế toán công nợ cần phải :

+ Kiểm tra lại các nội dung, điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán HĐ.

+ Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới vào đối với các khách hàng mới để dễ theo dõi hợp đồng.

+ Sửa đổi mã đối với các khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thỏa thuận thay đổi.

+ Nhập mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý tài chính Kế toán… Để có thể theo dõi từng hợp đồng của từng khách hàng một cách dễ dàng.

Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp bằng chứng từ, sổ sách.

Xác nhận (Release) hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán từ người bán hàng và khách hàng.

Tìm hiểu thêm Kế toán là gì ? Thông tin chi tiết về kế toán

Kiểm tra công nợ

+ Khách hàng mua hàng dựa trên hợp đồng nguyên tắc bán hàng đã ký. Kiểm tra giá trị hàng hóa-dịch vụ mà khách hàng muốn mua, kiểm tra hạn mức tín dụng cùng với thời hạn thanh toán mà công ty đã chấp nhận cho từng khách hàng.

+ Khách hàng mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký trước đó. Kiểm tra về số lượng hàng hóa-dịch vụ, chủng loại hàng hoá. Các phụ kiện đi kèm, bên cạnh đó là giá bán và thời hạn thanh toán.

+ Theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng theo chứng từ phát sinh công nợ, thời hạn thanh toán. Nếu công nợ đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, các cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên liên quan.

+ Kiểm tra và theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp. Từng bộ phận theo từng chứng từ phát sinh công nợ phải trả. Theo thời hạn thanh toán và báo cho các bộ phận mua hàng và cán bộ quản lý cấp trên biết.

+ Khi khách hàng trả tiền, kế toán công nợ phải có nhiệm vụ theo dõi và tách các khoản nợ theo hợp đồn/ hoá đơn bán hàng.

+ Liên lạc thường xuyên với các bộ phận hoặc các cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.

+ Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá – dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ cần phải đôn đốc và trực tiếp thu hồi nợ đối với các khoản công nợ khó đòi. Các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ….

Một số công việc chính của kế toán công nợ

+ Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá – dịch vụ với các Chi nhánh /công ty

+ Làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty theo định kỳ.

+ Lập bút toán điều chỉnh tỷ giá và các điều chỉnh liên quan của các bộ phận/ khách hàng/các nhà cung cấp

+ Lập báo cáo đối với công nợ đặc biệt.

+ Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin chung về công nợ, thông báo thanh toán công nợ đến hạn.

+ Kiểm tra chính xác số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng/ từng nhà cung cấp.

+ Theo dõi Công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/ chi nhánh

+ Hàng ngày, phải theo dõi hạn thanh toán tạm ứng, nhắc thanh toán khi đến hạn chi tiết theo từng đối tượng, từng bộ phận.

+ Hàng tuần, lập danh sách thông báo tạm ứng chung và danh sách tạm ứng từng lần đến từng đối tượng, bộ phận.

+ Cuối năm, lập xác nhận nợ các khoản tạm ứng với từng cán bộ/bộ phận.

Xem thêm Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán ngân hàng cơ bản

Công nợ ủy thác

+ Quản lý các Hợp đồng ủy thác  theo từng khách hàng như : kiểm tra nội dung, vào sổ theo dõi các Hợp đồng ủy thác khi đã nhận được hợp đồng.

+ Khi hàng về, trên cơ sở Hợp đồng ủy thác, dựa vào tờ khai hải quan để đối chiếu, tra mã hàng, sau đó in phiếu nhập kho, hóa đơn trả hàng ủy thác. Định khoản hoá đơn, các nghiệp vụ phát sinh.

+ Kiểm tra các số liệu đã nhập hệ thống, in bảng kê chứng từ để chuyển cho kế toán trưởng kiểm soát

+ Nhận lại những chứng từ đã kiểm soát và lưu trữ theo trình tự.

+ Theo dõi việc thực hiện Hợp đồng ủy thác và nhắc thanh toán khi đến hạn.

+ Điều chỉnh sự chênh lệch tỷ giá theo từng hợp đồng khi thực hiện xong.

+ Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận công nợ các khoản công nợ ủy thác theo từng Hợp đồng ủy thác của từng khách hàng, từng bộ phận.

Theo dõi công nợ khác

+ Về hàng hóa: theo dõi và nhắc làm các thủ tục xuất trả vay hoặc trả bảo hành khi đã có hàng.

+ Phần phải thu hoặc phải trả khác: phải theo dõi và nhắc thanh toán khi có phát sinh.

+ Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận: các khoản công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng và từng bộ phận.

Theo dõi các khoản cho vay đói với các cá nhân và cán bộ trong nội bộ doanh nghiệp

+ Quản lý lưu trữ các hợp đồng, biên bản thanh toán hợp đồng vay cá nhân và cán bộ.

+ Thanh lý hợp đồng cũ và làm hợp đồng mới khi có phát sinh.

+ Theo dõi các hợp đồng và nhắc thanh toán khi HĐ đến hạn.

+ Tính lãi phải trả cho từng đối tượng và theo từng hợp đồng.

Kinh nghiệm làm kế toán công nợ và những điều cần lưu ý

Với công nợ phải thu của khách hàng

Công nợ phải thu của khách hàng thể hiện là đơn vị của bạn đã xuất hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng. Đã hoàn thành công trình cho chủ đầu tư và đã xuất hoá đơn bán hàng. Hoặc đã kê khai thuế nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán chỉ một phần.

Các loại chứng từ căn cứ để theo dõi công nợ phải thu

+ Căn cứ hoá đơn bán hàng

+ Căn cứ vào phiếu thu tiền

Trên phiếu thu phải thể hiện đầy đủ các nội dung như:  Người nộp tiền, địa chỉ, lý do thu tiền, trên phiếu thu này có đầy đủ chữ ký, con dấu của bên khách hàng để kế toán hạch toán

– Kế toán công nợ cần phải kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu để chuyển cho phòng kế toán hạch toán.

Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng

Để biết khách hàng nào đã thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Chứng từ này có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi công ty giao dịch.

Theo dõi các khoản phải thu nội bộ (với doanh nghiệp hình thức công ty mẹ – con, các đại lý).

Theo dõi các khoản phải thu khác (với các nghiệp vụ cho cá nhân vay tiền). Kế toán cần phải lập hợp đồng cho vay, lập phiếu chi, uỷ nhiệm chi đi kèm rồi chuyển sang phòng kế toán.

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp là việc theo dõi đối chiếu giữa việc mua hàng. Tức là đã nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán một phần.

+ Các chứng từ làm căn cứ theo dõi

+ Căn cứ các hoá đơn mua hàng

– Căn cứ liên 2 kế toán công nợ xác định khoản phải trả nhà cung cấp là số tiền bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.

– Khi đơn vị của bạn trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt. Kế toán công nợ sẽ lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ. Trên phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, thủ quỹ, và người nhận tiền. Sau đó chuyển phiếu cho kế toán hạch toán.

Nếu đơn vị chuyển trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản, thì kế toán công nợ cầm uỷ nhiệm chi có đầy đủ thông tin nhà cung cấp và dấu, chữ ký của quản lý bạn. Sau khi uỷ nhiệm chi xong kế toán công nợ mang UNC này cho kế toán hạch toán và giữ lưu vào sổ phụ ngân hàng.

– Định kỳ mỗi tháng, quý, năm in báo cáo tồn quỹ tiền mặt chuyển cho thủ quỹ để đối chiếu lại lần nữa.

Những thiếu sót mà kế toán công nợ thường gặp phải

– Chưa triển khai chặt chẽ các công tác thu hồi công nợ.

– Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý công nợ.

– Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu các công nợ.

– Hạch toán bị nhầm với các mã công nợ chi tiết.

– Việc hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định nhà nước.

– Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng đúng yêu cầu chế độ kế toán.

Tóm lại, kế toán công nợ cũng là một phần của kế toán tài chính, Bởi vì đây là một chuyên ngành đòi hỏi khá cao về sự chính xác của các con số. Cần phải có sự phù hợp trong tính toán và ghi chép lại chi tiết. Các công việc phải tuân theo quy định của nhà nước, nên rất cần sự cẩn thận và tỉ mỉ của người làm công tác kế toán.

Cho nên bên cạnh các nghiệp vụ kế toán công nợ bạn đang có. Bạn cần phải trau dồi và học hỏi nhiều hơn để giúp cho công việc của mình thuận lợi và phát triển hơn bạn nhé!